Les 5 S ou les règles d’or japonaises

Elle vient tout droit du Japon. Nom de code : 5 S, soit la première lettre de cinq mots japonais : “Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke”. Traduire : débarrasser, ranger, nettoyer, tenir en ordre et respecter les règles. Méthode de management et d’organisation dans la grande tradition des années 80, la technique des 5 S vise à encourager chacun à tenir son lieu de travail bien rangé. Appliquée au début aux usines, elle s’étend de plus en plus aux bureaux.
Son objectif : permettre à chacun d’anticiper les problèmes et de repérer les améliorations possibles.

Mode d’emploi en 5 étapes

Cette méthode transforme radicalement l’espace de travail et agit en profondeur sur le comportement du personnel puisqu’elle fait appel à une implication totale de toute l’équipe.
Devenus pour certains les grands principes de base d’organisation du lieu de travail, les 5 S sont faciles à comprendre, mais difficiles à appliquer. Elles ont pourtant fait la preuve de leur efficacité.
Cinq étapes sont nécessaires pour l’application de cette méthode magique.
1) “SEIRI” ou débarrasser.
Vise à trier sur le poste de travail le strict nécessaire et à se débarrasser du reste. Évite les accumulations de documents ou d’objets inutiles.
2) “SEITON” ou ranger.
Consiste à aménager au mieux les outils ou éléments de travail nécessaires en réduisant les gestes inutiles et les pertes de temps. L’exemple type est celui de l’agent de production qui cherche pendant 10 minutes la “clé de 7” ou l’administratif qui essaye de retrouver pendant une demi-heure un dossier important !
3) “SEISO” ou nettoyer.
Assure la propreté du poste de travail en éliminant les causes de salissure ou de désordre (chute de matériaux ou fuite de liquide, par exemple). C’est un bon moyen pour inspecter régulièrement les machines et détecter des anomalies. C’est aussi une façon de “nettoyer” votre écran d’ordinateur de fichiers accumulés et inutiles.
4) “SEIKETSU” ou tenir en ordre.
Définit les règles par lesquelles le poste de travail restera débarrassé et nettoyé. Consolide les trois premières opérations et précise également les moyens d’élimination des causes de salissure ou de désordre.
5) “SHITSUKE” ou respecter les règles.
Cette étape est du ressort de la hiérarchie. Elle a pour objectif le maintien des bonnes habitudes en encourageant le personnel à adhérer aux règles. En d’autres termes, c’est la fonction audit qui s’assure que les règles sont bien suivies, dans un cadre d’amélioration continue ou “kaizen”.
Les 5 S se résument donc en une phrase : «Éliminer l’inutile, garder l’utile, standardiser et répéter».

Six difficultés à surmonter

• C’est au cours des deux premières étapes que les échecs sont les plus nombreux, car la méthode exige persévérance et détermination. Elle implique aussi une capacité à reconnaître ce qui est important et un sens développé du détail.
• Le manque d’engagement de la direction générale ou, pire encore, les ordres donnés aux ouvriers sans contribution de la hiérarchie.
• La mise en place de cette méthode dans les bureaux se révèle plus difficile que dans les ateliers de production. Les 5 S, c’est aussi le partage des connaissances : le rangement doit permettre à un collègue de consulter un dossier en l’absence du titulaire. Et c’est dans ce domaine que les réticences sont les plus fortes.
• Ne pas confondre cette méthode avec une opération banale de propreté/rangement, au risque de perdre l’essence même de sa philosophie qui s’appuie sur le “kaizen”, ou le progrès permanent.
• Éviter que l’énergie déployée par le groupe ne s’épuise dans le rangement et le nettoyage. Il faut, au contraire, que la méthode donne lieu à la mise en œuvre de solutions préventives qui réduisent les efforts de “rangement-après”. C’est bien utile de nettoyer les taches au pied d’une machine, mais c’est encore mieux de supprimer d’abord les projections d’huile. Au niveau des ordinateurs, un bon schéma préalable de répertoires-dossiers-fichiers est un atout inestimable.
• Enfin, changer les comportements pour ne plus entendre : «Ce n’est pas moi, c’est l’autre».

(*) Directeur général de la société GESPA (Groupe Indevco) – Ingénieur de l’École nationale des ponts et chaussées – Polytechnique Lausanne ; CEDEP-INSEAD.